第一条 为加强对档案资料的规范管理，切实发挥档案资料对学院工作的凭证依据、工作查考、知识积累、历史研究等方面的作用，根据《高等学校档案管理办法》、《吉林大学各部门归档范围、保管期限、分类号标识查询表》等相关规定，结合学院实际，制定本办法。

第二条 本办法所称的档案，是指管理学院各部门在从事招生、教学、科研、学科建设、人才培养、服务社会等各项活动中形成的对学院有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，既包括原始文件，也包括有重要保存价值的复制件。

第三条 全院教职工，无论其岗位、职责，均具有维护档案资料的形成与积累、维护档案资料的齐全、完整与安全的责任。

第四条 管理学院档案资料实行集中统一领导，分级管理的原则，各部门应妥善管理本部门形成的档案资料，按规定在档案室集中保存。

第五条 管理学院档案工作由院长领导，工作机构设在行政综合办公室，负责对学院档案资料工作进行统筹规划，组织协调，统一制度，监督指导。

第六条 机关各部门应设专人兼管文件档案工作，对本部门应形成档案资料的完整、准确、系统与安全负责。

第七条 机关各部门应对本部门现存的档案资料进行系统摸排和科学整理，特别是对年份较为久远，对学院各项事业有重大保存价值的历史档案资料进行抢救式保护，对于资料不全的档案，要通过走访、征集等手段进行补充，确保学院历史档案资料系统完整。

第八条 学院教职员工既是档案资料的形成者，又是实际管理者，应提高思想认识，恪尽职守，遵守纪律。

第九条 对学校要求应立卷归档的材料，必须按照规定，定期向学校档案馆进行移交。同时应备份电子文档或复制件，由学院档案室集中管理。

第十条 机关各部门应按照学院规定，及时统一将立卷归档的档案材料向学院档案室移交，履行必要的移交手续，任何人不得据为己有。集中归档工作一般于每学期初第一个月完成，每年集中归档两次。重要材料或保密材料可随时归档。

第十一条 机关各部门应根据其业务职能，明确本部门应形成的档案，并对档案材料的保管期限、密级作出规定，应当建立《档案分类编码表》和档案目录，便于档案资料的分类、检索和利用。

第十二条 机关各部门应定期对档案材料的保存状态进行核查，对超过保管期限的档案资料，经审查仍然具有保存价值的资料应按照新的保管期限进行妥善保存，对于失去保存价值的档案材料应报请党政联席会议审议后，组织销毁。

第十三条 机关各部门应编制档案文件资料目录，以便快速准确查找所需档案材料。

第十四条 档案借阅利用时履行借阅手续，确保档案的合理利用与安全保管。

第十五条 下列行为之一的，将依法依规追究责任：

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第十六条  岗位变动或离任，移交工作时应同时移交系统规范的档案材料，行政综合办公室负责检查督促，不按规定移交的，不得进行岗位变动。

第十七条 本办法自公布之日起施行。