第一条 为了做好学院公文处理工作，根据《吉林大学公文处理办法》，结合我院实际情况，制定本办法。

第二条 公文处理工作按统一领导、分级管理的原则进行。各办公室主任负责公文处理工作。党委办公室、行政综合办公室（以下简称“两办”）负责全院党政公文的管理工作。

第三条 学院公文的主要种类有：

（一）决定：用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤消各办公室不适当的决定事项。

（二）意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。

（三）通知：用于发布规章制度，转发上级机关公文，要求各科室、教研室等办理和需要周知或共同执行的事项，任免学院相关人员。

（四）通报：用于表彰先进，批评错误，传达重要情况。

（五）报告：用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议。

（六）请示：用于向上级机关请求指示、批准。

（七）函：用于相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。

（八）规定：用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

（九）会议纪要：用于记载、传达会议情况和议定事项。

第四条 正式公文（或称文件）包括三个部分：文头部分、行文部分、文尾部分。每个部分又包括若干项内容。

（一）文头部分一般由版头（或发文机关名称）、发文字号、界栏线等组成，以学院党委名义发文使用“中共吉林大学管理学院委员会”文头纸；以学院名义发文使用“吉林大学管理学院”文头纸。发文字号规定见《吉林大学管理学院各部门简称、对内对外发文代字规定》。

（二）行文部分，是指公文的内容与结构。这一部分包括标题、正文、附件、发文机关、成文日期、印章等。标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应标明发文机关。成文日期一般以领导签发日期为准；会议通过的文件，以通过日期为准。发文日期一般标注在发文机关的右下方。会议通过的文件，应在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。如遇公文正文恰好满页，发文机关和发文时间须另起一页，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一页，不得采取注识“（此页无正文）”的方法解决。除会议纪要外，公文一律加盖印章。印章盖在发文机关名称的位置，应注意上不压正文，下压成文日期。

（三）文尾部分包括主题词、抄送机关、印制版记等。

第五条 公文的用纸、印装要求。

（一）公文的文字应横排，并从左至右书写。

（二）一般情况下，公文使用的字体应统一。标题一般用二号方正小标宋体字，正文一般用三号仿宋体字，标题与正文之间要拉开一定距离。

（三）公文用纸一般使用国际标准A4型纸张。一般每页排22行，每行排28个字，左侧装订。

第六条 学院可以对内对外行文。除“两办”外，学院各办公室一般不准对外正式行文。学院机关党政各办公室对外行文，只限学校业务对口单位的工作联系及开具相关证明等；对内，按职权范围，可直接向院内各单位行文，也可互相行文，但文件头不许冠以“文件”字样，且只限于发通知、报告、请示、函等文种。

第七条 学院机关党政各办公室对内对外行文均应经主管院领导审核签发，方可打印上报或下发。学院规范性文件须经学院党委会或党政联席会讨论通过后，由党委书记或院长签发。

第八条 “两办”对以学院党委和学院名义行文负责程序审核。

第九条 收到上级机关下发或交办的公文，各办公室主任提出拟办意见，然后送院领导批示后办理。领导亲收的文件，要及时送给领导本人。院领导和各办公室主任等参加上级机关会议带回的文件、上级机关直接邮寄给学院的涉及全院性的重要文件，要及时送交“两办”登记后，按收文程序办理。

第十条 凡需院领导传阅的文件，应附上传阅单。如需二位以上领导传阅的文件，机关党政各办公室主任签注传阅意见后，由“两办”相关工作人员负责传阅。文件传阅时，严禁个人、部门横传及扩大阅读范围，阅后退还工作人员。

第十一条 学院规章制度性文件发布后，应向行政综合办公室备案。

第十二条 工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定做好移交工作。

第十三条 本办法自发布之日起施行。